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15 dias. É o prazo que a Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), dá a quem guarda dados pessoais para entregar ao titular, quando ele solicita, a declaração completa do que está armazenado sobre ele.

O prazo está no artigo 19. O artigo anterior, o 18, lista o que o titular pode exigir: confirmação de que existe tratamento, acesso, correção, portabilidade e, no inciso VI, a eliminação dos dados tratados com o consentimento dele.

Uma newsletter trata dados com consentimento. O assinante digita o email num formulário, confirma o cadastro e passa a receber as edições. O email é dado pessoal, e a plataforma de envio guarda junto a data de entrada, a origem do cadastro e o histórico de aberturas e cliques.

Quando o assinante clica no link de descadastro do rodapé, a plataforma para de mandar edições. Só que o registro continua lá. No beehiiv, a ficha passa de ativa para descadastrada, com o email, a origem e o histórico intactos no painel.

Para o envio diário, a troca de status basta. Para a LGPD, depende da solicitação. Quem só quer parar de receber ficou atendido no clique. Quem escreve pedindo que apaguem os dados dele exerceu outro direito, e a troca de status não cumpre esse direito.

A confusão é comum em operação pequena. O botão de descadastro parece a porta de saída completa, porque o email some da lista de envio e do contador de assinantes. A ficha, porém, segue consultável, exportável e reativável por quem administra a conta.

A lei também não manda apagar tudo sem critério. O artigo 16 permite conservar dados para cumprir obrigação legal, e a resposta ao titular precisa dizer o que foi eliminado e o que ficou retido, com o motivo.

A primeira faixa conta a semana em que um assinante da News Makers citou o artigo 18 na resposta a uma edição, e o que a equipe encontrou ao procurar o email dele no painel.

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A mensagem chegou numa terça de manhã, como resposta direta a uma edição da News Makers. O assinante, um advogado que acompanhava a newsletter havia oito meses, escreveu três linhas. Pedia a eliminação dos dados dele, citava o inciso VI do artigo 18 da LGPD e pedia confirmação por escrito.

A equipe fez o gesto de costume: abriu o painel, achou o email e clicou em descadastrar. Respondeu em seguida dizendo que ele tinha sido removido da lista e não receberia mais nada.

A resposta dele veio no mesmo dia, e trazia uma pergunta direta: o email ainda estava guardado? A equipe voltou ao painel para responder com precisão, e a busca pelo endereço devolveu a ficha inteira.

Estavam lá o email, a data do cadastro, a página de origem, o status descadastrado e oito meses de aberturas registradas edição por edição. Nada tinha sido apagado. O clique só tinha tirado o endereço da fila de envio.

A equipe foi à lei. O artigo 18 diz que os direitos são exercidos por requerimento expresso do titular, e o parágrafo 5 diz que o atendimento é sem custo para ele. A mensagem do advogado era um requerimento expresso, com inciso citado.

A equipe então procurou o caminho de apagar de verdade. No beehiiv, a ficha de cada assinante tem a opção de excluir o registro, separada do descadastro, e a API da plataforma tem uma chamada própria para apagar a assinatura. A exclusão remove a ficha do painel e das exportações.

Antes de clicar, a equipe conferiu onde mais o email existia. Ele aparecia numa planilha de respostas à pesquisa de boas-vindas e na caixa de entrada, na própria mensagem do advogado. A planilha perdeu a linha. A mensagem ficou guardada, porque era a prova da solicitação.

A exclusão foi feita no painel, e a equipe mandou a segunda resposta com a data da eliminação, a lista de onde o email tinha saído e a informação de que a mensagem dele seria mantida como registro do atendimento. O advogado respondeu com um agradecimento curto e não escreveu mais.

Por anos, a News Makers tratou o link de descadastro como a resposta a qualquer assinante que quisesse sair. Saída pedida por email ganhava o mesmo tratamento: alguém da equipe achava o endereço e trocava o status à mão.

O fluxo cabia em dois cliques e parecia completo. O contador de assinantes caía em um, o endereço deixava de receber e a caixa de entrada ficava limpa. Nenhuma tela do painel sugeria que faltava etapa.

Três crenças seguravam o fluxo. A primeira dizia que descadastrado e apagado eram a mesma situação. A segunda, que a LGPD só pesava para empresa grande, com banco de dados de clientes. A terceira, que email sozinho, sem nome nem CPF, nem contava como dado pessoal.

As três caem no texto da lei. O artigo 5 define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, e um endereço de email identifica quem o usa. A lei vale para qualquer tamanho de operação. E a troca de status mantém o dado inteiro, só mudando o uso dele.

A revisão mostrou outro ponto cego. A equipe guardava os descadastrados de propósito, com a ideia de reenviar uma campanha de retorno meses depois. Para quem só clicou no rodapé, a prática pede cuidado. Para quem solicitou a eliminação, a prática viola o direito que ele exerceu.

A equipe também conferiu o histórico da caixa de entrada. Achou outras quatro mensagens, espalhadas em dois anos, com frases como "apaguem meus dados" e "tirem meu email do sistema". Todas tinham recebido o mesmo tratamento: status trocado, ficha guardada.

A conta da revisão ficou em cinco solicitações de eliminação atendidas pela metade. A operação decidiu refazer as cinco, apagar as fichas e mandar a cada titular uma resposta nova com a data da exclusão.

A regra nova separa as duas saídas: descadastro troca status, eliminação apaga a ficha e gera registro. A equipe lê cada mensagem de saída procurando a palavra que decide o caminho: parar de receber leva ao descadastro; apagar, excluir, eliminar ou citação da LGPD levam à exclusão.

Quando a mensagem é ambígua, a resposta pergunta em uma linha qual das duas o assinante quer. Na dúvida sem retorno em sete dias, a equipe aplica a mais protetiva, que é a eliminação.

Para apagar sem deixar sobra, a equipe primeiro roda uma busca pelo email em todos os lugares onde a operação guarda dados: a plataforma de envio, as planilhas de pesquisa, o formulário de sorteio e as listas antigas do drive. O artigo 18 fala dos dados tratados, e o tratamento não mora só no painel.

O artigo 16 entra na conta. Se o assinante comprou um produto e existe nota fiscal, o dado ligado à venda fica guardado pelo prazo da obrigação fiscal. A resposta ao titular diz o que foi apagado, o que ficou e por qual artigo.

O registro da solicitação é uma planilha com uma linha por titular. Ele guarda a prova de que o direito foi atendido, sem guardar o email em claro: o endereço entra mascarado, com a primeira letra e o domínio.

As cinco solicitações antigas foram refeitas nessa ordem, e cada titular recebeu a resposta nova. Dois responderam agradecendo, três não responderam. A equipe também apagou as duas planilhas antigas de importação, que guardavam endereços de descadastrados sem finalidade definida.

A lei não fixa prazo para a eliminação no artigo 18, e a ANPD ainda não publicou regulamento com um número para ela. A equipe adotou os 15 dias do artigo 19 como teto interno, por ser o prazo que a própria lei usa para a resposta completa ao titular.

“Quantas mensagens de saída da sua caixa de entrada pediam exclusão, e não só descadastro?”

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